W biznesie gastronomicznym lista wydatków zdaje się nie mieć końca. W grę wchodzą koszty stałe i zmienne, a ich wzajemny stosunek ma spore znaczenie dla powodzenia całego interesu. A im większy biznes, tym mniejszy margines na pomyłki! Bez właściwego zarządzania budżetem można szybko pożegnać się z upragnionym lokalem.
Jednym z najważniejszych czynników, które każdy restaurator powinien wziąć pod uwagę, jest całkowity koszt wytworzenia sprzedaży, czyli w skrócie food cost. O tym, dlaczego każdy restaurator powinien zaprzyjaźnić się z kalkulatorem i jak obliczyć faktyczną cenę dania, dowiesz się z naszego miniporadnika.
Czym jest food cost?
Food cost, znany również jako koszt sprzedanych towarów (Cost of Goods Sold, COGS), to jeden z podstawowych wskaźników każdego producenta w branży spożywczej – czyli także w lokalu gastronomicznym! Mówiąc w skrócie, chodzi o koszty składnikowe, które restaurator musi ponieść, żeby wytworzyć produkt końcowy, czyli danie. W grę wchodzi także koszt napojów serwowanych w lokalu, tzw. beverage cost. Co to oznacza? W uproszczeniu, jeśli procentowy food cost dla danej pozycji menu wynosi 30%, musisz znaleźć składniki, które kosztują Cię 30% ceny menu. Jeśli pozycja w menu kosztuje 10 zł, potrzebujesz składników o wartości 3 zł.
Food cost jest podstawą do obliczania cen dań, które klient widzi w menu. Bez „restauracyjnej matematyki” restaurator tak naprawdę nie wie, czy osiąga zysk, czy traci pieniądze. Co więcej, bez skrupulatnych obliczeń nie wiadomo, gdzie przeprowadzić optymalizację finansową bez straty jakości.
Przykładowo, w pewnej restauracji sushi do każdej porcji podawano nieproporcjonalnie dużą ilość sosu sojowego i wasabi. Wykazał to dopiero audyt przeprowadzony przez zewnętrzną firmę – wcześniej załoga działała „na oko”. Odpowiednie zmniejszenie porcji sosu sojowego i wasabi okazało się być dobrym posunięciem: przyniosło restauracji oszczędność około 750 zł miesięcznie, co w skali roku dało kwotę aż 9 tys. zł.
Dobrze obliczony food cost pomaga również w prognozowaniu biznesu. Jeśli wiesz, ile zapłacisz za składniki, będziesz miał lepsze wyobrażenie o tym, za ile możesz sprzedać swoje pozycje w menu, co pomoże Ci zdecydować, co zamówić u dostawcy i z jakim wyprzedzeniem, ile pozycji w menu zaoferować i ilu pracowników kuchni potrzebujesz.
Ile powinien wynosić food cost i jak go obliczyć
Food cost jest wypadkową różnych parametrów, m.in. wysokości kosztów operacyjnych, pracowniczych i innych. Najczęściej zakładany food cost waha się w granicach 28-35%, jednak na rynku z powodzeniem funkcjonują restauracje, których koszty wytworzenia dania oscylują na poziomie 50%, a z mapy znikają takie, których food cost wynosi 10%.
Przy obliczaniu własnego food cost musisz zwrócić uwagę na dwa główne czynniki. Po pierwsze, musisz określić, ile kosztuje każdy składnik. Jest to najważniejsza zmienna Twojego równania. Po drugie, musisz wziąć pod uwagę wielkość porcji, która wpływa na wydajność receptury. Przekłada się ona na ilość produktu do sprzedaży, który jesteś w stanie wytworzyć z każdego składnika.
Czego potrzebujesz, aby obliczyć food cost swoich dań?
1) Receptur uwzględniających wszystkie użyte składniki i ich gramatury.
2) Cen netto składników w przeliczeniu na kilogram lub litr (znajdziesz je na fakturach od dostawców).
Pamiętaj, żeby zestawiać ze sobą wartości netto lub brutto – nigdy na przemian. Najczęstszą praktyką jest zestawianie wartości netto. Składniki, które ciężko jest przeliczyć na 1 kg lub 1 l surowca, możesz ująć w przeliczeniu na sztukę, np. jaja. Zwykle trudno wyliczyć dokładną gramaturę przypraw czy innych lekkich składników w daniu. Dlatego też dobrze liczyć food cost dla kilku porcji, np. 5 lub 10.
Gdy masz już dane wyjściowe, podstaw je do wzoru:
cena zakupu surowców (netto) / cena sprzedaży (netto) x 100%
Jeżeli zastanawiasz się, kiedy najlepiej policzyć food cost, odpowiedź brzmi: „kiedy tylko masz okazję!”. Tak naprawdę food cost powinien być brany pod uwagę właściwie na każdym etapie działalności lokalu:
· w momencie tworzenia biznesplanu,
· przy wprowadzaniu nowych dań i napojów do menu,
· gdy zmienia się receptura dania,
· okresowo, np. raz na kwartał.
Szczególnie wtedy ważne jest obliczanie kosztów składnikowych, gdy opracowujemy menu sezonowe. Jeżeli dobrze wykorzystamy dźwignię atrakcyjnego menu i wyważymy ceny na poszczególne składniki, sezonowa karta dań i napojów może zwiększyć sprzedaż restauracji o 10-15% (dane Menu Cover Depot).
Na co zwrócić uwagę przy optymalizacji food cost
Gdy masz już wyliczenia, możesz zacząć zastanawiać się nad szukaniem potencjalnych oszczędności. Jednak zanim zaczniesz, zwróć uwagę na porady znanego konsultanta świata gastronomii Aarona Allena.
1. W optymalizacji kosztów nie zawsze chodzi tylko o tańszy produkt. Aby uzyskać prawdziwy food cost dania, musisz również uwzględnić koszty pracy i inne zmienne. Pamiętaj, że każdy lokal ma unikalną specyfikę i kontekst działania, więc to, co sprawdza się u sąsiada, wcale nie musi zadziałać u Ciebie.
2. Skupianie się na wynikach finansowych i sztywne premiowanie załogi za ścinanie kosztów może odbić się restauratorowi czkawką. Pod koniec miesiąca załoga może zacząć na siłę oszczędzać, by zmieścić się w założonych parametrach food cost. A to prosta droga do utraty klientów na rzecz konkurencji, która stosuje bardziej zrównoważone podejście do kosztów składnikowych. Jeżeli bilans się nie zgadza, warto prześledzić, skąd wzięły się te odchylenia.
3. Pozycje w menu, które dostarczają unikalnej wartości i doświadczenia gościom zazwyczaj osiągają wyższy poziom rentowności, choć wymagają one dodatkowej pracy zespołu. Z kolei produkty o niskiej wartości dodanej konkurują głównie niższą ceną.
Kalkulator food cost: cyfrowy pomocnik restauratora
Obliczanie kosztów składnikowych wymaga nie tylko czasu i skupienia, ale także aktualnych danych o stanie zapasów i sprzedaży. By usprawnić cały proces obliczenia, można skorzystać z kalkulatorów food cost. Te prostsze, darmowe, po prostu oferują sprawne przeliczanie składników i są dostępne z poziomu przeglądarki. Takie rozwiązanie oferuje np. American Foods Group. Z kolei te bardziej zaawansowane pozwalają generować rozbudowane analizy, z uwzględnieniem danych magazynowych oraz wyników sprzedażowych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do kosztorysowania żywności? Najważniejsze, żeby rozwiązanie było intuicyjne i proste w użyciu. Ważne jest również, żeby narzędzie było w stanie łatwo przeliczać różne metryki: wagę, objętość i liczbę. Warto również zwrócić uwagę na to, czy łatwo dostosować je do zmian i czy w razie problemów można liczyć na wsparcie techniczne producenta.
Poniżej propozycje pięciu sprawdzonych aplikacji wspierających obliczanie food cost, ale też oferujących szerszy zakres funkcjonalności:
1. GoFrugal
System POS dla lokalu każdej wielkości. Pozwala także zarządzać finansami, zapasami i odpadami.
2. MarketMan
System do zarządzania zapasami z funkcją obliczania food cost oraz rozliczania odpadów.
3. Lightspeed
System POS z funkcją raportowania, zintegrowany z różnymi platformami do obsługi płatności oraz dostawy na wynos.
4. APICBASE Food Management
System do inżynierii menu, z opcją zarządzania zapasami i obciążeniem załogi.
5. CrunchTime
Prosta w obsłudze platforma do zarządzania restauracją, z opcją onboardingu i zarządzania pracą nowych pracowników.
To nie magia, to matematyka!
Jak powiedział Dwight Eisenhower, „plan planem, ale najważniejsze jest planowanie”. Restaurator, który wie, czym jest food cost i jak go obliczyć, jest świadomym graczem rynkowym. Wie, za ile może sprzedać swoje dania i ile może wydać na składniki. Dzięki właściwemu podejściu do budżetowania może sprzedać więcej, ponieważ klienci są w stanie zobaczyć wartość, jaką otrzymują wraz z każdą pozycją w jego menu. W ten sposób utrzymuje koszty na niskim poziomie, a jednocześnie zachowuje wysoką jakość produktu.
